Giá trị cốt lõi tạo nên thành công cho những buổi tiệc đẳng cấp

Quy trình tổ chức tiệc chuyên nghiệp chính là yếu tố làm nên uy tín và khẳng định thương hiệu của Tiệc 37, đồng thời cũng là giá trị cốt lõi tạo nên thành công cho những buổi tiệc đẳng cấp.

Một quy trình tổ chức tiệc chuyên nghiệp và thống nhất góp phần quan trọng tạo nên thành công cho bữa tiệc. Hiểu được điều ấy, Tiệc 37 chúng tôi luôn chú trọng và tỉ mỉ trong từng công đoạn tổ chức tiệc với mong muốn mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất khi tổ chức tiệc lưu động.

Quy trình tổ chức tiệc lưu động tại Tiệc 37 

1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng

Tiệc 37 luôn lắng nghe và tiếp nhận các yêu cầu từ quý khách hàng một cách nhanh chóng. Quý khách có thể liên hệ chúng tôi thông qua hotline hoặc Fanpage. Thông qua yêu cầu của khách hàng, Tiệc 37 có thể nắm được những thông tin ban đầu về mong muốn của quý khách khi tổ chức tiệc ngoài trời như: Lý do và thời gian tổ chức; Đối tượng tham dự và số lượng khách mời; Mục đích tổ chức tiệc và các yêu cầu tổ chức khác… Từ đó xác định hướng đi cho buổi tiệc lưu động.

2. Lên ý tưởng tổ chức tiệc lưu động

Ý tưởng được xem là linh hồn của buổi tiệc. Lý do tổ chức là yếu tố tiên quyết giúp hình thành ý tưởng xuyên suốt cho buổi tiệc lưu động.

Sau khi tổng hợp thông tin từ phía khách hàng, bộ phận Sự kiện sẽ họp lại để bàn bạc về ý tưởng chủ đạo cho chương trình. Chủ đề tiệc có thể do khách hàng trực tiếp đưa ra, hoặc nhóm sáng tạo cùng nhau thảo luận tìm ra ý tưởng dựa vào yêu cầu của khách hàng. Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp với thông điệp mà buổi tiệc hướng đến.

3. Xây dựng kế hoạch tổ chức

Sau khi đã phác họa chủ đề, chúng tôi sẽ lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho buổi tiệc, đảm bảo các nội dung:

• Địa điểm, thời gian tổ chức tiệc
• Các loại thiết kế: Backdrop, standee, vé mời, thư mời…
• Nội dung chi tiết: Các hoạt động diễn ra, khoảng thời gian dự kiến, những dụng cụ/ thiết bị cần chuẩn bị…
• Số lượng nhân lực cần cho buổi tiệc
• Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện)
• Dự trù kinh phí và báo giá cho khách hàng
• Phương pháp đo lường hiệu quả
• Phương án xử lý những rủi ro có thể xảy ra (mất điện, trời mưa…)

Kế hoạch sau khi hoàn thành sẽ được thuyết trình với cấp trên/khách hàng để xác định mức độ khả thi, nội dung cần chỉnh sửa… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/cấp trên thì buổi tiệc mới chính thức được tổ chức.

4. Triển khai quy trình tổ chức tiệc lưu động

Trước khi diễn ra tiệc: Quản lý sẽ phân công công việc cho từng bộ phận, cá nhân, thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.

• Phân chia công việc cho từng nhân sự.
• Khảo sát địa điểm tổ chức.
• Liên hệ các nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ như ánh sáng, âm thanh, nghệ sĩ…
• In ấn các loại thiết kế, đảm bảo không có sai sót
• Bố trí không gian tiệc, setup bàn tiệc, lắp đặt các công cụ, thiết bị
• Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, phương tiện đi lại cho khách mời
• Tổng duyệt chương trình…

Trong khi diễn ra tiệc: Trong quá trình diễn ra buổi tiệc, nhân viên phục vụ sẽ bao quát, hỗ trợ khách hàng kịp thời. Mỗi nhân viên sẽ trực tiếp phục vụ một bàn tiệc để đảm bảo và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Sau khi diễn ra tiệc: Khi buổi tiệc lưu động kết thúc, nhân viên của Tiệc 37 sẽ thu dọn toàn bộ, bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Đồng thời, các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.

5. Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết

Việc tổng kết, đánh giá quy trình tổ chức tiệc giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Qua đó, Tiệc 37 tổng kết các hạng mục: Quy mô tổ chức tiệc, Số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác truyền thông, quyết toán chi phí, những gì chưa hoàn thành…

Buổi tiệc muốn thành công cần có kế hoạch cụ thể và quy trình tổ chức tiệc chuyên nghiệp. Đảm bảo đúng trình tự, thời gian và chi phí.

Để buổi tiệc diễn ra thành công tốt đẹp, hãy để Tiệc 37 là người đồng hành cùng quý khách. Chúng tôi với quy trình tổ chức tiệc chuyện nghiệp, sẽ hỗ trợ quý khách từ lên kế hoạch, ý tưởng, chủ đề, lựa chọn thực đơn, những phong cách setup phù hợp, đến phục vụ tiệc… Tất cả đều được chúng tôi chu toàn một cách hoàn hảo nhất với mong muốn mang đến cho quý khách những bữa tiệc xứng tầm đẳng cấp.