Chia sẻ cho bạn kinh nghiệm tổ chức tiệc ngoài trời thành công

Tổ chức tiệc ngoài trời hiện đang là xu hướng dẫn đầu danh sách những mô hình tiệc đang thịnh hành nhất hiện nay, nhất là khi chúng ta đang hội nhập văn hóa phương Tây và mọi người ngày càng có xu hướng cởi mở hơn trong cuộc sống.

Thật tuyệt vời khi được tận hưởng khoảnh khắc đáng nhớ bên người thân yêu giữa khung cảnh thiên nhiên tuyệt đẹp, chắc hẳn bất kỳ ai cũng mong muốn ít nhất một lần được tổ chức tiệc ngoài trời cho bản thân mình. Vậy hãy cùng Tiệc 37 tham khảo thêm những bài học, kinh nghiệm sâu sắc để tổ chức tiệc ngoài trời thành công nhé!

Định nghĩa “tổ chức tiệc ngoài trời”

Trước tiên, mô hình tiệc ngoài trời hay Outside Catering trong ngành F&B được định nghĩa là dịch vụ tổ chức tiệc tại địa điểm theo yêu cầu của khách hàng, đó có thể là bất kỳ không gian ngoài trời nào.

Hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc ngoài trời với nhiều mức giá khác nhau, trong đó nổi bật hơn cả là Tiệc 37 – đơn vị đi đầu trong mô hình tổ chức tiệc ngoài trời sẽ mang tới cho bạn những bữa tiệc đẳng cấp.

Hình thức tổ chức tiệc ngoài trời thường được tư vấn trọn gói, bao gồm đầy đủ các bước chuẩn bị cho 1 buổi tiệc từ lên kế hoạch, xây dựng ý tưởng, thực hiện và dọn dẹp đều cho bên đặt tiệc làm. Chi phí thường được quyết định vào thực đơn và quy mô bữa tiệc.

Những sự kiện nào phù hợp để tổ chức tiệc ngoài trời?

Tiệc outside sở hữu ưu điểm lớn nhất là không gian ngoài trời rộng thoáng, không chỉ mang lại cho gia chủ và khách mời nhiều xúc cảm riêng biệt mà đặc biệt phù hợp với đa dạng hình thức tổ chức tiệc ngoài trời, có thể nói là không giới hạn trong bất kỳ mô hình nào.

Tuy nhiên, có một số sự kiện đặc biệt sẽ để lại ấn tượng sâu sắc nếu được tổ chức tiệc ngoài trời như: tiệc Canape, tiệc cưới, tiệc sinh nhật… Vô vàn sắc màu của thiên nhiên luôn là trợ thủ đắc lực để bài trí cho bữa tiệc, kết hợp với đồ trang trí bắt mắt theo nhiều phong cách khác nhau như Tối Giản, Cổ Điển… mang tới cho bạn những không gian tổ chức tiệc ngoài trời muôn màu muôn vẻ.

Không gian thoáng đãng còn mang lại cho người tham dự cảm giác bình yên, cởi mở hơn với các mối quan hệ. Bởi vậy không giới hạn độ tuổi người tham dự. Mô hình tổ chức tiệc ngoài trời phù hợp với tất cả mọi người. Tại một bữa tiệc xinh đẹp được trang trí tỉ mỉ trên sân vườn, các thanh thiếu niên nhảy múa trên nền nhạc sôi động, cha mẹ chung tay chuẩn bị món nướng thơm phức tạo nên khung cảnh ấm áp và tràn đầy tình yêu thương.

Những lưu ý nằm lòng để tổ chức tiệc ngoài trời thành công

Là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc ngoài trời hàng đầu tại Hà Nội, Tiệc 37 được khách hàng gửi trao niềm tin cho hàng trăm bữa tiệc lớn nhỏ khắp các tỉnh thành trên cả nước. Từ kinh nghiệm xây dựng và xử lý tình huống tích cóp được qua nhiều năm tháng, nay chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn một số những lưu ý cần nắm vững khi bạn có kế hoạch tổ chức tiệc ngoài trời từ nhỏ tới lớn.

Khảo sát địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời

Tổ chức tiệc ngoài trời tức là thực hiện một bữa tiệc giữa thiên nhiên xanh mát với cỏ cây và nắng gió, đồng nghĩa với việc địa điểm đó phải đảm bảo đủ yếu tố: sạch sẽ, thoáng mát, phù hợp với quy mô tổ chức tiệc thì bữa tiệc mới được diễn ra trọn vẹn. Địa điểm là yếu tố quan trọng nhất, gây ảnh hưởng lớn đến kết quả của cả quá trình kỳ công lên kế hoạch.

Những địa điểm tổ chức tiệc ngoài trời thường được quan tâm tới nhiều nhất là bãi cỏ rộng, sân vườn, bãi biển… đôi khi là rừng cây hay một nơi nào đó đặc biệt thể hiện được cá tính của gia chủ. Cho dù là nơi nào đi chăng nữa, gia chủ cần dự trù được những hoạt động hay những tình huống có thể diễn ra trong buổi tiệc để kịp thời xử lý, bởi khi tình huống bất chợt xảy ra trong khung cảnh tiệc ngoài trời sẽ khó xử lý hơn tiệc trong nhà nhiều.

Ngoài ra, để cẩn thận hơn thì gia chủ nên kiểm tra chất lượng các yếu tố dịch vụ khác được sử dụng trong tiệc như: hệ thống điện, hệ thống chiếu sáng, khu vực cung cấp nước, khu vực vệ sinh,… Và hãy để ý xem liệu địa điểm này có phù hợp để tổ chức vào thời gian đã dự kiến hay không? Ví dụ bờ biển khó có thể đáp ứng vào giữa ngày vì thời tiết gây cảm giác khó chịu cho người tham dự.

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Tổ chức tiệc ngoài trời phụ thuộc rất lớn vào yếu tố địa điểm và thời tiết, bởi vậy để không làm hỏng ngày vui của cả nhà thì tốt nhất chúng ta nên có kế hoạch dự phòng. Một bản kế hoạch dự phòng cũng được làm chi tiết các mục, có thể tương đồng một số chi tiết như kế hoạch tổ chức tiệc ngoài trời nhưng khác ở địa điểm tổ chức là sử dụng không gian trong nhà. Nhà hàng 37A Hùng Vương sở hữu hệ thống 11 phòng VIP được thiết kế theo phong cách Tân Cổ Điển là nơi hoàn hảo cho kế hoạch này.

Để chắc chắn thì bạn cũng nên xem dự báo thời tiết vài ngày cho tới 1 tuần trước khi buổi tiệc diễn ra để tiện sắp xếp các hoạt động trong tổ chức tiệc ngoài trời sao cho hợp lý, tiện cho cả gia chủ lẫn khách mời tham dự. Vào mùa hè, cần thiết chuẩn bị lều, bạt chống nắng, nước uống đầy đủ… hoặc vào mùa thu có mưa phùn thì nên có bạt che mưa hoặc vài cái áo mưa mỏng.

Dự trù kinh phí từ số lượng khách mời và thực đơn

Kinh phí chủ yếu đến từ số lượng người tham dự và thực đơn hôm đó có những gì. Nếu bạn có mời một vài người bạn, hãy đảm bảo là họ đã xác nhận có hay không tham dự để kịp thời chuẩn bị nguyên liệu cho bữa ăn. Bạn không cần con số chính xác, nhưng nên ước chừng vừa đủ. Tính toán, dự trù kinh phí tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm không nhỏ ngân sách bỏ ra cho bữa tiệc này.

Đối với gia đình tự tổ chức tiệc ngoài trời bằng những nguyên liệu tự chuẩn bị thì dễ dàng đối phó với tình huống sai lệch kinh phí, nhưng nếu đó là sự kiện được thuê bởi đơn vị chuyên tổ chức tiệc ngoài trời thì chắc chắn sẽ là sự lãng phí lớn nếu không đủ người tham gia, hoặc thiếu sót khẩu phần ăn vì không được chuẩn bị đủ từ trước.

Gợi ý một số thực đơn phù hợp để tổ chức tiệc ngoài trời

Để tổ chức tiệc ngoài trời thành công thì thực đơn ngon miệng cũng góp phần không nhỏ vào đó. Mỗi bữa tiệc được tổ chức không thể tránh được những sai sót xảy ra, nhưng sức hấp dẫn trong hương vị của món ăn cuốn hút lấy người thưởng thức có thể tạm thời “cứu cánh” cho những sai sót khác của bữa tiệc. Hãy để tiệc 37 gợi ý cho bạn một số kiểu thực đơn phù hợp cho mô hình tổ chức tiệc ngoài trời này nhé:

Tiệc 37 – đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc ngoài trời uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Hà Nội

Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức tiệc ngoài trời ngoài trời thì lựa chọn Tiệc 37 chính là điểm đến hoàn hảo cho những bữa tiệc đẳng cấp. Tiệc 37 sở hữu nhiều ưu thế đáp ứng mô hình tổ chức tiệc ngoài trời, cùng các dịch vụ ấn tượng, hứa hẹn sẽ đem lại nhiều trải nghiệm mới mẻ cho gia chủ và thực khách tham gia.

Tiệc 37 có không gian tổ chức tiệc ngoài trời ngoài trời rộng rãi, bạt ngàn cây xanh ngay tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia. Với ưu thế sở hữu vị trí đắc địa ngay tại trung tâm thành phố, thực khách có thể dễ dàng tiếp cận từ nhiều tuyến đường thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong việc di chuyển cũng như tìm kiếm địa điểm.

Đội ngũ tổ chức tiệc chuyên nghiệp với kinh nghiệm lâu năm sẽ mang đến những bữa tiệc sang trọng, đẳng cấp và đáp ứng mọi quy mô tổ chức. Thực đơn đa dạng ẩm thực cũng là điểm cộng lớn của nhà hàng khi có thể linh động áp dụng theo nhiều kiểu khác nhau: tiệc ngọt, tiệc finger food, tiệc nướng BBQ… cho mô hình tiệc outside ngoài trời, tùy theo ý tưởng của khách hàng.